Pýtali ste sa: Inštruktážny seminár pre prijímateľov z 28.9.2021

1. Môže byť správa zo služobnej pracovnej cesty v partnerskej krajine vyhotovená aj v anglickom jazyku?

Správy zo služobnej pracovnej cesty v partnerskej krajine pri predložení vyúčtovania musia byť preložené do slovenského jazyka. SAMRS však nevyžaduje oficiálne preklady dokladov. Postačujúce sú preklady, vykonané členom projektového tímu prijímateľa, ktorý ich pravdivosť potvrdí svojim podpisom.

2. Ako sa potvrdzuje súhlas projektových dokumentov (napr. faktúry, pracovné zmluvy, dohody, bankové výpisy a pod.) s originálom?

Prijímateľ pri realizácii režijných výdavkov nepredkladá rovnopisy/kópie daňových dokladov. Pravdivosť údajov v tabuľke potvrdí prijímateľ čestným vyhlásením oprávnenej osoby a podpisom (osoby, ktorá je oprávnená konať v mene prijímateľa) na predkladanej tabuľke.

3. Je Dizajn manuál SlovakAid k dispozícii aj v anglickom jazyku?

Dizajn manuál v slovenskom aj anglickom jazyku je dostupný TU.

4. Pri finančnom vyúčtovaní – ak nie je uzatvorená zmluva, je objednávka postačujúci doklad?

Prijímateľ je pri predložení vyúčtovania povinný predložiť objednávku, ak nebolo možné uzatvorenie zmluvy alebo zmluvy o poskytnutí služby. V prípade predloženia iba objednávky, je prijímateľ povinný túto skutočnosť zdôvodniť v príslušnej správe alebo záverečnej správe.

5. Personálne náklady - ako sa vyplácajú mzdy ak sú vedené na viacerých účtoch?

Prijímateľ môže mzdový účet použiť na vyplácanie mzdy projektového personálu. Pri zdokladovaní vyúčtovania je v tomto prípade prijímateľ povinný predložiť všetky výpisy z bankových účtov, použitých v rámci celkovej doby trvania, a to s vyznačením iba projektových nákladov.

6. Musí byť spolufinancovanie realizované z toho istého účtu, ktorý je pridelený k danému projektu? Môže partner spolufinancovať projekt a za akých podmienok?

Spolufinancovanie môže byť hradené aj z iného účtu, ktorého držiteľom je prijímateľ alebo partner projektu (nemusí to byť hradené z účtu, ktorý je uvedený v zmluve). Spolufinancovanie však musí byť podložené účtovnými dokladmi a platia pritom rovnaké pravidlá ako pri vyúčtovaní ODA dotácie.

7. Pri overovaní kópií projektových dokumentov - môže štatutár splnomocniť na podpisovanie iného zamestnanca?

SAMRS upozorňuje, že v prípade, že za štatutárneho zástupcu prijímateľa podpíše projektové dokumenty iná, než oprávnená osoba žiadateľa o dotáciu, je nevyhnutné priložiť plnomocenstvo, podpísané osobou oprávnenou konať za žiadateľa, z ktorého bude zrejmé, že daná osoba je oprávnená tieto dokumenty podpisovať. Plnomocenstvo musí byť predložené SAMRS ako podklad k príslušnému vyúčtovaniu dotácie, ktoré nie je prijímateľ dotácie povinný úradne overiť.

8. Je stanovený jednotný postup nahrávania priebežnej a záverečnej správy v GM systéme?

Vzor priebežnej a záverečnej správy je uložený v GM systéme. GM systém umožňuje vloženie vyplnených dokumentov.

9. Môžu byť výdavky/náklady (napr. náklady za ubytovanie, občerstvenie a pod.) uhradené aj prostredníctvom projektového partnera? Je potrebné tieto operácie ukotviť v subkontrakte alebo postačí na základe faktúry s prílohou?

Prijímateľ je oprávnený realizovať projektové platby aj z bankového účtu zmluvného projektového partnera, ktorého údaje sú uvedené v zmluve o poskytnutí dotácie na realizáciu projektu. Obsah informácií v subkontrakte je plne v kompetencii zmluvných strán projektu.

10. Je stanovený spôsob doručenia overenej kópie projektových dokumentov?

SAMRS neurčuje prijímateľom formu doručenia overenej kópie z krajiny zmluvného partnera projektu.

11. Pri nákupe tovarov/služieb je potrebná špecifikácia a doloženie 3 cenových ponúk?

Postup je stanovený v dokumente Finančná príručka na projekty rozvojovej spolupráce a humanitárnej pomoci SR na daný rok. Prijímateľ zašle vybraným záujemcom výzvu na predkladanie ponúk. Výzva musí obsahovať: a) definovanie prijímateľa, b) presné definovanie predmetu zákazky, c) miesto, termín a spôsob predloženia cenovej ponuky, d) kritériá a spôsob vyhodnotenia ponúk, e) požadovaný termín dodania, f) lehotu viazanosti ponuky, g) prípadne ďalšie potrebné údaje. V prípade výskytu objektívnych príčin, z dôvodu ktorých nie je možné uskutočniť prieskum trhu u minimálne troch uchádzačov, je prijímateľ povinný vzniknuté skutočnosti oznámiť a zdôvodniť SAMRS a taktiež ich uviesť najneskôr v priebežnej a záverečnej správe (písomne/elektronicky).