Domov FAQ Dotácie – Príprava projektu: Finančné otázky
Tabuľka detailného rozpočtu je povinnou prílohou žiadosti. Sú štyri druhy tabuliek: dva pre podnikateľské a dva pre nepodnikateľské subjekty. Podnikateľské subjekty spolufinancujú náklady na projekt vo výške 20% z celkovej ceny projektu, nepodnikateľské subjekty 10% z celkovej ceny projektu. Maximálna výška nepriamych nákladov je 7% z dotácie projektu. Do nepriamych nákladov patria len režijné náklady.
Excel súbor rozpočtu obsahuje 10 navzájom prepojených hárkov. Žiadateľ však vypĺňa len jeden, a to hárok s názvom „R_DETAIL“ a to svetložlté bunky.
Žiadateľ vypĺňa číslo výzvy v bunke 1C, číslo žiadosti v bunke 2C, volí, či je žiadateľ podnikateľský, alebo nepodnikateľský subjekt v bunke 3C a názvy položiek v stĺpci C. Názvy skupín výdavkov sú fixne dané, názvy jednotlivých položiek vypĺňa žiadateľ. K položke sa priradí príslušná jednotka do stĺpca D. Možno použiť jednotky osobodeň/osobohodina pri mzdách a odmenách, osobodeň pri stravnom, osobonoc pri ubytovaní, cesta pri jednorazovom cestovnom, čo zahŕňa dopravu, víza, očkovanie a pod., deň, mesiac, rok pri prenájme, alebo režijných nákladoch, tiež pri vizibilite. Pri nej je možné použiť aj podujatie, alebo kus. Pri rôznych materiáloch používame kus. Nie je možné používať jednotku „projekt“. V bunkách stĺpca E vyplní žiadateľ predpokladanú sumu za jednotku. V jednotlivých rokoch vyplní koľko jednotiek plánuje použiť v danom roku (stĺpce K, M a O).
V stĺpci „H“ „Subjekt“ sa pri každej položke vyberie, či prináleží prijímateľovi, alebo partnerovi. Nejde o spolufinancovanie, ale o to, kto bude danú položku používať. Napr. pri odbornom personáli pomocou voľby v stĺpci H bude zjavné, či ide o slovenského alebo zahraničného experta. V stĺpci „I“ „Komentár k rozpočtovej položke“ píše žiadateľ komentár, ak je potrebné ozrejmiť počet jednotiek, ich cenu a pod. V prípade sumárnej položky napr. „konferencia“, je potrebné v komentári rozpísať, čo všetko náklady na konferenciu zahŕňajú.Po vyplnení všetkých riadkov v rozpočte sa vyplní bunka G9, kde sa vpíše minimálne 10% z dotácie ODA ak je žiadateľ nepodnikateľský, alebo 20 % ak je podnikateľský subjekt. Teda, ak je v bunke 8G suma 125 000 eur, do bunky G9 sa vpíše 12 500 eur, čo je suma, ktorú je prijímateľ povinný z ceny projektu financovať. Či je v bunke G9 dostatočná suma, ukazuje zelený sfarbený percentuálny podiel z dotácie ODA v bunke F9. Ak je suma nižšia ako 10% (resp. 20%), bunka F9 sa zobrazí v červenej farbe, podobne ako bunka F:199, ak nepriame náklady presiahnu 7% z dotácie, alebo v bunke F137, ak náklady na riadenie projektu presiahnu 20% z dotácie.
Po tomto nastavení je možné skryť nepoužívané riadky, a to nasledovne: v bunke 5A je potrebné rozkliknúť nastavenie filtra (klikom na šípku) a zvoliť len aktívne bunky, teda „A“ – zakliknutím. Nepoužívané riadky, t.j. tie, v ktorých nefiguruje žiadna suma, sa skryjú. V tomto štádiu (teda v štádiu podávanie žiadosti) sa ďalšie hárky súboru rozpočtu nevypĺňajú. Po schválení žiadosti sa vyplní hárok „Majetok“, kde sa uvedie všetok majetok, tovary a iné aktíva, ktoré sa po ukončení projektu darujú do užívania konečnému príjemcovi pomoci.
Žiadateľ o dotáciu je povinný si zistiť podmienky a poplatky colného režimu krajiny partnera projektu. V tabuľke rozpočtu projektu poplatky colného režimu uvádza žiadateľ o dotáciu v rozpočtovej kategórii „Ostatné náklady“.
V rámci humanitárnych projektov nie je možné meniť výšku ani termín vyplácania splátok, pri humanitárnych projektoch sú splátky rozdelené v pomere 80% dotácie pri prvej preddavkovej splátke vyplácanej na začiatku projektu a 20% dotácie pri záverečnej splátke po ukončení implementácie a administratívnom a finančnom ukončení projektu. Splátkový kalendár je stanovený pevne a nie je možné ho meniť. Termín vyplatenie záverečnej splátky závisí od termínu, kedy je vyúčtovanie prvej splátky spracované zo strany SAMRS.
Prijímatelia dotácie nie sú viazaní k tomu, že musia využiť služby dodávateľa uvedeného v žiadosti. Je v rozhodnutí prijímateľa od ktorého dodávateľa budú nakupovať službu či tovar. Výška ceny za tovar, či službu musí byť maximálne do limitu, ktorý si v rozpočte stanovili. V ideálnom prípade by mal byť tento subdodávateľ z krajiny partnera okrem prípadov, keď ide o špecifický tovar či službu, ktorou partnerská krajina nedisponuje. Kúpa tovaru/služby sa doloží účtovnými dokladmi.
Projektový manažér prijímateľa a lokálneho partnera musia byť známi už v čase podania žiadosti o dotáciu. Ak v čase podania žiadosti nebudú obsadené pozície odborného a expertného personálu v projekte, k personálnej matici je povinné priložiť detailné zadávacie podmienky (ToR) na dané pozície. Pri podpise zmluvy je Prijímateľ povinný doložiť vyplnenú personálnu maticu na min. 50 % konkrétnymi osobami.
Výšku akejkoľvek splátky pri humanitárnych projektoch nie je možné meniť, nastavenie 80% - 20 % je pevne stanovené a nemenné.
Aký mechanizmus spolufinancovania platí pre projekty schválené v rámci výziev 2018, 2019 a 2020?
Mechanizmus spolufinancovania je rovnaký pre všetky projekty schválené v rámci výziev 2018, 2019 a 2020, tzn.: konečná výška spolufinancovania bude priamo úmerná k reálnemu čerpaniu dotácie. (viď otázku č. 4).
Prijímateľ nemusí vydokladovať plnú sumu spolufinancovania ku ktorej sa zaviazal v zmluve, v prípade ak ani dotáciu nevyčerpal na 100%.
Finančná príručka je neoddeliteľnou súčasťou každej zmluvy o poskytnutí dotácie, t.j. pre každú výzvu je platná príslušná finančná príručka.
Áno, finančný príspevok na spolufinancovanie môže byť vyšší.
Áno, faktúry a finančné doklady pri predložení záverečného vyúčtovania musia byť preložené do slovenského jazyka. SAMRS však nevyžaduje oficiálne preklady dokladov. Postačujúce sú preklady vykonané členom projektového tímu prijímateľa, ktorý ich pravdivosť potvrdí svojim podpisom.
Režijné výdavky sú nepriame náklady, ktoré majú charakter bežných nákladov (prevádzková réžia). Nepriame náklady sú také, ktoré nie sú alebo nemôžu byť prepojené priamo na konkrétnu aktivitu (činnosť) projektu.
Všeobecné vymedzenie režijných nákladov:
Vykazujú sa sumarizačným hárkom (ten slúži ako interný účtovný doklad). Musí obsahovať predovšetkým:
Prijímateľ pri realizácii režijných výdavkov nepredkladá rovnopisy/ kópie daňových dokladov. Pravdivosť údajov v tabuľke potvrdí prijímateľ čestným vyhlásením oprávnenej osoby a podpisom (osoby, ktorá je oprávnená konať v mene prijímateľa) na predkladanej tabuľke.
Akékoľvek náklady, ktoré nevyhnutne vznikajú prijímateľovi po schválení dotácie, ale pred podpisom zmluvy. To znamená od doby prijatia rozhodnutia o udelení dotácie. Rozhodný je deň zverejnenia informácie o udelení dotácie na www.slovakaid.sk až do dňa uzatvorenia zmluvy. Výška inicializačných nákladov nesmie presiahnuť 2% z celkových oprávnených nákladov projektu.
Ak sa publicita týka projektových aktivít, alebo projektu ako takéto, ide o súčasť vizibility a zároveň o zdroje overenia, ktorými sa dokladajú projektové aktivity. Ide teda o priame náklady a položka pre vizibilitu sa uvádza v skupine položiek 1.1.03 Ostatné služby. Ak ide o nástroj vizibitlity, ktorý sa netýka priamo aktivít projektu (napr. aktualizácia webstránky), náklady sa radia medzi režijné.
Maximálny percentuálny limit pre nepriame náklady projektu v rámci režijných nákladov je 7,00% z celkových oprávnených nákladov projektu.
Pod pojmom položka sa rozumie najnižšia úroveň rozpočtu, ktorá je označená napr. 1.1.1.01 Odborník junior. Presun na úrovni položiek, ale v rámci jednej skupiny položiek v rozpočte nepresahujúce 10% znamená, že hodnota skupiny položiek zostane bez zmeny a všetky uskutočnené prečerpania položiek v rámci tejto skupiny nie sú vyššie viac než o 10% z pôvodnej hodnoty položky.
Príklad (v tabuľke nižšie):
Po odsúhlasení rozpočtovej zmeny zo strany SAMRS je prijímateľ dotácie povinný vykonať zmenu v rozpočte v predpísanom formáte a aj v elektronickej verzii s uvedením čísla verzie rozpočtu a zaslať ju SAMRS do 10 pracovných dní. Následne ju musí nahrať do GM systému.
V prípade použitia inej meny zvoľte pri prepočte aktuálny kurz uplatnený bankou (v prípade bankového prevodu) alebo pri výpočte v cudzej mene použite referenčný výmenný kurz https://www.nbs.sk/sk/statisticke-udaje/kurzovy-listok/denny-kurzovy-listok-ecb určený a vyhlásený Európskou centrálnou bankou alebo Národnou bankou Slovenska), ktorý je platný k prvému dňu v mesiaci, za ktorý prijímateľ dotácie podpísal dohodu o spolupráci so svojim zmluvným partnerom). Výsledné sumy je potrebné zaokrúhliť na dve desatinné miesta.
Výpis z bankového účtu partnera nie je potrebné predkladať k vyúčtovaniu.
Spolufinancovanie môže byť hradené aj z iného účtu, ktorého držiteľom je prijímateľ alebo partner projektu (nemusí to byť hradené z účtu, ktorý je uvedený v zmluve). Spolufinancovanie však musí byť podložene účtovnými dokladmi a platia pritom rovnaké pravidlá ako pri vyúčtovaní ODA dotácie.
Prijímateľ môže mzdový účet použiť na vyplácanie mzdy projektového personálu. Pri zdokladovaní vyúčtovania je v tomto prípade prijímateľ povinný predložiť všetky výpisy z bankových účtov použitých v rámci celkovej doby trvania a to s vyznačením iba projektových nákladov.
Prijímateľ dotácie je povinný viesť finančné prostriedky na projekt SlovakAid na samostatnom bankovom účte a nekumulovať na ňom finančné prostriedky z iných grantových schém. Transfer finančnej čiastky spolufinancovania na projektový účet nie je povinný. Najskôr v rámci záverečného predloženia vyúčtovania dotácie je prijímateľ povinný zdokladovať finančnú čiastku spolufinancovania.
Áno, faktúry a finančné doklady (napr. lístok na vlak, suma, počet jednotiek) pri predložení záverečného vyúčtovania musia byť preložené do slovenského jazyka. SAMRS však nevyžaduje oficiálne preklady dokladov. Postačujúce sú preklady vykonané členom projektového tímu prijímateľa, ktorý ich pravdivosť potvrdí svojim podpisom.
V tomto prípade platí to, čo je uvedené v aktuálne platnej Finančnej príručke:
Legislatívne a právne rámce SR vymedzené na jednotlivé oblasti oprávnenosti nákladov sa na náklady vznikajúce v legislatívnych a právnych rámcoch tretích krajín aplikujú primerane, a musia zohľadňovať najmä pravidlá v mieste vzniku nákladu dodržaním podmienok transparentnosti a hospodárnosti, efektívnosti, účinnosti a účelnosti pri vynakladaní verejných financií.
Termíny predloženia priebežných správ a ich počet je uvedený v podpísanej zmluve o poskytnutí dotácie uzatvorenej medzi SAMRS a prijímateľom dotácie. Formulár priebežnej a záverečnej správy je súčasťou príloh vždy aktuálne platnej Finančnej príručky.
Personálom môže byť fyzická osoba (pracovný vzťah, príkazná a mandátna zmluva), SZČO, resp. obdobný vzťah, nie však právnická osoba.
Popis pracovných činností by mal byť spracovaný podrobne, nie sú žiadúce všeobecné formulácie s opakujúcim sa typom činností.
Príklady vhodného popisu činností: komunikácia s partnerom, spracovanie informácii o projekte k publicite a vizibilite, príprava rozpočtových zmien, spracovanie účtovných dokladov, príprava priebežnej/záverečnej správy. Pri lokálnom partnerovi napr. výučba (online/prezenčne), prehodnotenie a analýza rozpočtu, komunikácia s koordinátorom projektu, follow-up študentov a mentoring.
Keďže pri PPP projektoch ide o refundačné platby, je na prijímateľovi ako vyúčtuje svoje náklady, sumy splátok sú v zmluve uvedené len orientačne. Je možné vyúčtovať náklady napríklad aj po mesiaci, ak na začiatku projektu mal prijímateľ už nejaké vyššie náklady, napríklad 20 000 eur. Taktiež je možné posunúť aktivity a s tým súvisiace náklady a informovať o tom SAMRS.
Prijímateľ je oprávnený upraviť rozpočet v rámci rozvojového projektu prostredníctvom presunov medzi skupinami alebo položkami rozpočtu. Pri presunoch do 10% v rámci skupiny nákladov je žiadateľ oprávnený túto skutočnosti oznámiť SAMRS elektronicky minimálne 5 dní pred vykonaním zmeny. Pri presunoch nad 10% je prijímateľ povinný o zmenu požiadať elektronicky zaslaním skenu podpísanej žiadosti minimálne 5 dní pred vykonaním zmeny.
Pre humanitárne projekty sú rovnako ako v prípade rozvojových projektov presuny v rozpočte oprávnené. Akýkoľvek presun medzi skupinami nákladov je možné uskutočniť do výšky 25% zo schválenej sumy v skupine nákladov na základe elektronického oznámenia. V prípade presunu nad 25% medzi skupinami nákladov je prijímateľ povinný požiadať SAMRS o jeho schválenie elektronicky zaslaním skenu podpísanej žiadosti.
PRÍKLAD: PRESUN V RÁMCI POLOŽIEK/SKUPÍN BEZ DODATKU
Schválený rozpočet na položku:
Položka A: 40 000 EUR (25% - 10 000 EUR)
Položka B: 16 000 EUR (25% - 4 000 EUR)
Presun z A: Max. 25% z = 10 000 EUR
Presun do B: Max. 25%= 4 000 EUR
Akýkoľvek presun bez dodatku k zmluve možno vykonať len do výšky maximálne 25% zo sumy pridelenej v rozpočtovej položke, ako je uvedené v prílohe č. 2 Rozpočet projektu zmluvy o poskytnutí dotácie.
Náklady na stravovanie zamestnancov, zapojených do projektu sú oprávneným výdavkom projektu. Prijímateľ je povinný riadiť sa platnými ustanoveniami Zákonníka práce a zákona č. 283/2002 Z.z. o cestovných náhradách. V zmysle § 152 Zákonníka práce má na stravné nárok každý zamestnanec vykonávajúci prácu viac ako 4 hod. denne. Pre uznanie stravného ako oprávneného výdavku je prijímateľ povinný v rámci vyúčtovania predložiť kópie výplatných pások zamestnancov projektu, podpísanú kópiu výkazu práce a kópiu uzatvoreného pracovno-právneho vzťahu medzi prijímateľom dotácie a zamestnancom vykonávajúcim projektové aktivity. Prijímateľ je oprávnený zaradiť tieto náklady do skupiny režijných nákladov.
Podpis štatutára na žiadosti o zmenu rozpočtu SAMRS považuje za dôležitý. Štatutár musí byť informovaný o zmenách v rozpočte a svojim podpisom vyjadruje súhlas a zodpovednosť za rozpočtovú zmenu v projekte. Štatutár prijímateľa dotácie je oprávnený splnomocniť projektového/finančného manažéra projektu. Originál splnomocnenia bez overenia notárom je potrebné predložiť SAMRS.
Poistenie konečných prijímateľov pomoci v rámci realizácie projektových aktivít bude uznané SAMRS za oprávnený výdavok projektu.
Áno, v zmysle §7 ods. 5 zákona 392/2015 Z.z. o rozvojovej spolupráci a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení zákona č. 281/2019 Z .z., je podmienkou schválenia žiadosti o poskytnutie dotácie preukázanie spolufinancovania projektu najmenej vo výške 10% hodnoty žiadanej dotácie ODA.
Podľa Finančnej príručky 2021 je žiadateľ povinný preukázať aj použitie „vlastných zdrojov na spolufinancovanie oprávnených výdavkov projektu“. Zdroje z nenávratnej dotácie EÚ projektu sa teda účtovne môžu považovať za vlastné zdroje financovania účtovnej jednotky. Žiadateľ v tomto prípade projekt nefinancuje len z prostriedkov štátneho rozpočtu SR poskytnutých SAMRS, ale spolufinancuje aj z iných vlastných zdrojov (v tomto prípade teda časť financuje z prostriedkov získaných v rámci EÚ projektu) a je splnená podmienka povinného spolufinancovania podľa zákona 392/2015 Z.z. o rozvojovej spolupráci. Toto spolufinancovanie avšak musí byť súčasťou záverečného vyúčtovania pre SAMRS.
SAMRS v rámci hodnotiaceho procesu uplatňuje rovnaký prístup ku všetkým žiadostiam. Všetky žiadosti sú hodnotené v zmysle OECD hodnotiacich kritérií uvedených vo výzve.
Úhrada testov na koronavírus je oprávnený náklad projektu, ktorý je potrebné uviesť v kategórii priamych výdavkov v rámci skupiny cestovných náhrad.
Viacnásobná úhrada testu na koronovírus za jednu osobu bude považovaná za oprávnený náklad projektu. Vzniknutý náklad a jeho úhrada musia by realizované počas celkovej doby trvania projektu a musí súvisieť s realizáciou oprávnených projektových aktivít. Náklad je potrebné uviesť vo vyúčtovaní cestovného príkazu v časti vedľajšie/ostatné výdavky.
Z dôvodu pretrvávajúcej pandémie do konca roka 2020 SAMRS neuskutoční monitorovacie cesty. Vzhľadom na aktuálnu situáciu SAMRS víta komunikáciu prijímateľov so ZÚ SR s možnosťou vykonania monitorovacej cesty, podľa kapacitných možností ZÚ SR.
O tomto presune je prijímateľ povinný elektronicky požiadať SAMRS minimálne 10 pracovných dní pred uskutočnením presunu. Po prijatí rozhodnutia zo strany SAMRS najneskôr do 5 pracovných dní od prijatia žiadosti je prijímateľ oprávnený uskutočniť tento presun.