Dotácie - Príprava projektu: Všeobecné otázky - SlovakAid

❓PREČO SLOVENSKO POMÁHA V ZAHRANIČÍ❓To je zrejme najčastejšia otázka, akú dostávame🤷‍♂️🤷‍♀️ V tomto 📹VIDEU na ňu odpovedajú ľudia, ktorí sa rôznym spôsobom podieľajú na poskytovaní rozvojovej spolupráce a humanitárnej pomoci, poskytovanej pod značkou #SlovakAid už 20 rokov🤝

Dotácie – Príprava projektu: Všeobecné otázky

1. Kto môže požiadať o dotáciu?

O dotáciu môžu požiadať všetky právnické osoby s prideleným IČO, t.j. podniky, subjekty verejnej správy, organizácie, združenia a nadácie registrované na Štatistickom úrade SR, ktoré zároveň spĺňajú podmienky uvedené vo výzve:

  • oprávnené vykonávať činnosti uvádzané v žiadosti a súčasne
  • aktívne vykonávajú činnosti súvisiace s predmetom podnikania alebo s poskytovaním všeobecne prospešných služieb a s realizáciou projektov v sektore navrhovanej intervencie, ktoré preukážu referenciami a súčasne
  • majú vysporiadané vzťahy so štátnym rozpočtom SR (preukazuje sa dokladmi podľa §8a odsek 4. a 5. zákona 523/2004 Z.z.) a súčasne
  • majú vysporiadané finančné vzťahy so SAMRS a súčasne
  • predložili doklady a dokumenty preukazujúce splnenie podmienok na poskytnutie dotácie (uvedené v časti 8. tohto dokumentu - Zoznam povinných príloh k žiadosti o dotáciu).

2. Akým spôsobom sa podáva žiadosť o dotáciu?

Žiadosť sa podáva v tlačenej verzii a zároveň elektronicky cez systém GM (grant management), ktorý je dostupný na: http://62.152.229.251/GrantManagement/external/

Na webovej stránke www.slovakaid.sk sa zverejňujú všetky výzvy, vrátane príloh. Je to formulár žiadosti o dotáciu, matica logického rámca, detailná tabuľka rozpočtu, technické špecifikácie a personálna matica. Ďalej je k dispozícii formulár splnomocnenia, ak žiadosť podpíše poverená osoba. Okrem týchto príloh je potrebné doložiť aj životopisy projektového manažéra a odborného personálu, ToR (v prípade ak nie sú obsadené všetky odborné pozície v personálnej matici), podporný list partnerskej organizácie, ktorej obsahom je vyjadrenie súhlasu s realizáciou projektu a dokumenty preukazujúce splnenie podmienok na poskytnutie dotácie uvedené vo výzve. Kompletnú žiadosť aj s prílohami je potrebné poslať najneskôr do posledného dňa zverejnenia výzvy, alebo priniesť osobne na sekretariát SAMRS do 14.00 hod. posledného dňa výzvy. Žiadosť je potrebné registrovať aj v systéme GM Žiadateľ sa registruje v GM systéme len raz. Vzhľadom k tomu, že registrácia žiadateľa sa potvrdzuje manuálne, je možné registrovať nového žiadateľa najneskôr jeden deň pre ukončením výzvy do 14.00 hod. Návod spolu s odkazom na manuál je priamo v texte výzvy. Samotná žiadosť sa tu vypĺňa do vzoru elektronického formulára. K tejto žiadosti sa nahrávajú nasledovné prílohy: formulár žiadosti o dotáciu, matica logického rámca, detailná tabuľka rozpočtu, technické špecifikácie (ak relevantné) a podporný list. Iné prílohy sa do GM systému nenahrávajú. Žiadosť spolu s prílohami v GM systéme je po formálnej kontrole a odbornom hodnotení projektového a finančného manažéra a ZÚ sprístupnená hodnotiacej komisii.

3. Je povinné podať žiadosť elektronicky cez systém GM aj listom?

Áno. Je povinné podať žiadosť cez informačný systém Grant Management (GM) ktorý je určený na administráciu žiadostí o dotácie rozvojových projektov ODA SR v pôsobení SAMRS. GM systém umožňuje registráciu žiadateľa a samotnej žiadosti o dotáciu, ako aj sprístupnenie žiadostí subjektom v hodnotiacom procese. Rovnako je potrebné poslať/doručiť žiadosť v tlačenej verzii poštou. 

4. V akom jazyku sa predkladá žiadosť a prílohy k žiadosti?

Žiadosť a prílohy sa predkladajú v slovenčine, úradnom jazyku, keďže o dotáciu na projekty bilaterálnej spolupráce môžu žiadať len slovenské subjekty.

5. Musí mať žiadateľ v krajine realizácie projektu partnera?

V projektoch Programu odovzdávania skúseností a rozvojových intervencií musí mať žiadateľ v krajine realizácie projektu partnera. Existenciu partnerstva žiadateľ dokladá podporným listom, ktorý je povinnou prílohou žiadosti a v prípade uzavretia zmluvy s agentúrou je povinnou prílohou zmluvy partnerská zmluva. V projektoch Programu podnikateľských partnerstiev dokladá žiadateľ podporným listom existenciu partnerstva len v prípade, ak v čase podania žiadosti existuje. Ak projekt bude realizovať s projektovým partnerom, v tom prípade dokladá k zmluve partnerskú zmluvu. V projektoch Programu humanitárnej pomoci a projektoch humanitárnej pomoci dokladá žiadateľ existenciu partnera podporným listom. V prípade poskytnutia dotácie prijímateľ pred uzavretím zmluvy o poskytnutí dotácie predkladá SAMRS písomný súhlas krajiny, v ktorej sa má projekt realizovať, alebo inú formu autorizácie štátnej moci, písomnú dohodu s partnerskou organizáciou v krajine realizácie projektu, certifikát o absolvovaní on-line bezpečnostného kurzu pre každého pracovníka, ktorého bude vysielať do krajiny realizácie projektu a doklad o tom, že prijímateľ informoval o svojej činnosti príslušný zastupiteľský úrad. V projektoch Programu vysielania dobrovoľníkov a expertov sa neprikladá podporný list ani neskôr partnerská zmluva. Zmluva s SAMRS definuje len vzťah medzi žiadateľom, dobrovoľníkom a SAMRS. V rozvojových projektoch spolufinancovaných Európskou komisiou je nutné mať už schválený projekt z nástrojov Európskej komisie, kde žiadateľ figuruje ako spoločník hlavného partnera projektu, čo dokladá už k žiadosti partnerskou zmluvou a/alebo potvrdením o udelení dotácie z nástrojov Európskej komisie. V projektoch Programu budovania kapacít sa existencia partnerstva vyjadruje podporným listom len v prípade, ak o dotáciu žiada organizácia, ktorá spolupracuje s ďalšími partnermi. Ak je žiadateľom strešná organizácia, podporný list k žiadosti neprikladajú (s výnimkou prípadu, keď existuje partnerstvo s ešte ďalšou inštitúciou, napr. školou, ktorá nie je členom organizácie žiadateľa). Pri projektoch Programu rozvojového vzdelávania a verejnej informovanosti žiadateľ dokladá k žiadosti podporný list projektového partnera. Pri existencii projektového partnera je prílohou zmluvy partnerská zmluva. V prípade, že je žiadateľom vzdelávacia inštitúcia/univerzita, ktorá bude projekt realizovať v rámci vlastných vzdelávacích programov, podporný list neprikladá. 7

6. Ktoré doklady preukazujúce splnenie podmienok na poskytnutie dotácie je potrebné dokladať?

Zoznam dokladov je uvedený v každej Výzve, ktorá je publikovaná na webovom sídle www.slovakaid.sk. Do systému GM sa tieto prílohy nenahrávajú.

7. Je možné konzultovať so zamestnancami SAMRS podmienky a pravidlá Výzvy?

Konzultácie so poskytované projektovými a finančnými manažérmi od termínu vyhlásenia Výzvy až po jej dátum uzávierky. Zoznam a zameranie jednotlivých manažérov, ako aj kontakty sú uvedené na webovej stránke https://www.slovakaid.sk/sk/kontakt, ako aj v jednotlivých výzvach. Konzultovať možno osobne, telefonicky alebo e-mailom. Informácie zverejnené na webovom sídle www.slovakaid.sk, ako aj informácie poskytnuté elektronickou a písomnou formou majú záväzný charakter. Informácie poskytnuté telefonicky alebo ústne nie je možné považovať za záväzné a odvolávať sa na ne. Pre poskytovanie doplnkových informácií k výzvam bude SAMRS po vyhlásení výzvy realizovať informačné semináre pre potenciálnych žiadateľov. Miesto, čas ich konania a možnosť účasti budú zverejnené na webovom sídle SAMRS www.slovakaid.sk.

8. Musia byť všetky pozície odborného personálu obsadené konkrétnymi osobami? Je nutné poslať ich životopisy

Projektový manažér prijímateľa a lokálneho partnera musia byť známi už v čase podania žiadosti o dotáciu. Ak v čase podania žiadosti nebudú obsadené pozície odborného a expertného personálu v projekte, k personálnej matici je povinné priložiť detailné zadávacie podmienky (ToR) na dané pozície. Pri podpise zmluvy je Prijímateľ povinný doložiť vyplnenú personálnu maticu na min. 50 % konkrétnymi osobami.

9. Podľa akých kritérií sú posudzované žiadosti?

V prvom kole projektoví a finanční manažéri SAMRS skontrolujú žiadosť, či má všetky náležitosti v listovej (resp. elektronickej) podobe aj v systéme GM. Pri zistení chýbajúcich náležitostí vyzvú žiadateľa, aby dokumenty doložil do 5 pracovných dní odo dňa písomného vyzvania SAMRS. Ak projekt nie je relevantný k výzve, bude formálne vyradený. Následne sú projekty hodnotené z hľadiska splnenia kritérií projektového cyklu. Hodnotí sa nakoľko je návrh projektu relevantný k výzve, t.j. či je v súlade s cieľmi stanovenými vo výzve, ktoré korešpondujú so Strednodobou stratégiou oficiálnej rozvojovej spolupráce, či navrhnuté aktivity vedú k naplneniu cieľov projektu, či je plánované využitie prostriedkov hospodárne navrhnuté, a či má žiadateľ skúsenosti a odborné kapacity na realizáciu projektov predmetného typu. Členovia komisie hodnotia odbornú stránku projektu a zastupiteľské úrady vhodnosť a realizovateľnosť projektu v danej krajine. Následne zasadá komisia so všetkými vyššie spomenutými aktérmi a odporučí vybrané projekty ministrovi na schválenie alebo na podmienečné schválenie.

10. Ako je možné zistiť, či dotácia na projekt bola subjektu schválená a kedy je možné začať realizovať projekt?

Hodnotiaca komisia odporúča ministrovi schváliť zoznam žiadostí. Po odporúčaní komisie ministrovi je rozhodnutím ministra schválený zoznam žiadostí. Vydané rozhodnutie podpísané ministrom je po doručení zverejnené na webovom portáli SAMRS. Manažéri SAMRS zároveň písomnou formou oznámia žiadateľovi formálne vyradenie, schválenie, resp. neschválenie jeho žiadosti o dotáciu. V prípade, že komisia odporučí ministrovi schváliť žiadosti s podmienkou, je žiadateľ vyzvaný SAMRS na prepracovanie projektu s tým, že detaily prekonzultuje s príslušným projektovým a finančným manažérom SAMRS. Po úprave minister rozhodne o schválení, alebo neschválení dotácie. Rozhodnutím ministra je SAMRS oprávnená uzatvárať zmluvy o poskytnutí dotácie so schválenými prijímateľmi.

11. Ako posudzuje SAMRS neinvestičný a investičný projekt v rámci výziev na poskytovanie dotácie pre rozvojové a humanitárne projekty na rok 2021?

Neinvestičný projekt neobsahuje kapitálové výdavky a investičný projekt obsahuje kapitálové výdavky. Do kategórie kapitálové výdavky patrí dlhodobý odpisovaný majetok napr. stavby, hmotný a nehmotný majetok. Dlhodobý nehmotný majetok musí byť v hodnote viac ako 2 400 EUR a hmotný majetok musí byt v hodnote viac ako 1 700 EUR. Definícia kapitálových výdavkov je uvedená vo Finančnej príručke časť č. 2.1.5. a vychádza zo zákona č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov.

Príklady kapitálových výdavkov v projektoch SAMRS:

  • Studňa 1, 2 - komplet (vrty, ponorné čerpadlá, genetátory, potrubie, nadzemná nádrž na vodu), jednotka: zariadenie, EUR/jednotka: 145 400 EUR.
  • Výstavba zberného skladu a chladiacej komory, jednotka: zberný sklad a chladiaca  komora, EUR/jednotka: 58 000 EUR.
  • Softvér na riadenie farmárov, jednotka: softvér, EUR/jednotka: 6 000 EUR.
  • Vozidlo pick-up, jednotka: vozidlo, EUR/jednotka: 265 000 EUR.

Ak v rozpočte rozvojového alebo humanitárneho projektu bude dlhodobý nehmotný majetok v hodnote vyššej ako 2 400 EUR a/alebo ak v projekte bude hmotný majetok v hodnote vyššej ako je 1 700 EUR, tak ho SAMRS bude klasifikovať ako investičný. Znamená to, že je v tom prípade žiadateľ napríklad v rámci výzvy na humanitárne projekty na rok 2021 oprávnený žiadať o maximálnu výšku dotácie ODA 200 000 eur na investičný projekt implementovaný v rámci jednej krajiny.

12. V akom jazyku sa predkladá žiadosť a prílohy k žiadosti?

Žiadosť a prílohy sa predkladajú v slovenčine, úradnom jazyku, keďže o dotáciu na projekty bilaterálnej spolupráce môžu žiadať len slovenské subjekty. Výnimku tvoria povinné prílohy k žiadosti o dotáciu v rámci výzvy EÚ spolufinancované projekty, a to konkrétne projektový dokument EÚ projektu, matica logického rámca EÚ projektu a rozpočet EÚ projektu, ktoré môže žiadateľ predložiť aj v anglickom jazyku.

13. Radi by sme v projekte realizovali školiace aktivity, ktoré by sme z dôvodu miestnych reálií a kontextu (Blízky východ) radi rozdelili na školenia pre mužov a školenia pre ženy. Je toto z hľadiska reflektovania prierezovej témy rovnosti príležitostí v kontexte miesta implementácie možné?

Pri prierezovej téme Rovnosť príležitostí (SDG č. 5 Rodová rovnosť) je dôležité, aby SAMRS nepodporovala projekty, ktoré budú posilňovať rodovú nerovnosť a podporovať existujúce rodové nerovnosti v prístupe k príležitostiam. Navrhované školiace aktivity je preto v rámci projektov SlovakAid potrebné nastaviť tak, aby boli sprístupnené rovnako pre ženy ako aj pre mužov. Prístup k školiacim aktivitám musia mať v rovnakej miere obe pohlavia bez akýchkoľvek rozdielov. Ku školeniam rovnakého obsahu (aj technického napr.) musí byť zabezpečený prístup oboch pohlaví. Členom cieľových skupín SlovakAid projektov musí byť poskytnutá rovnaká príležitosť zlepšiť svoje životné podmienky a prispieť k budovaniu svojej odbornosti a svojich vlastných kapacít.